Realistisch plannen… Hoe vaak heb jij niet dat je taken overhoudt aan het eind van de week? Of nog erger: je werk is af maar je hebt geen tijd gehad voor jezelf, voor rust en een wandeling of om lekker te sporten.
Vaak slaan we deze eerste stap over, die echt essentiëel is voor een realistische werkplanning: overzicht.
En dan bedoel ik écht realistisch overzicht, niet even 3 todo’tjes op een rijtje zetten. Waar gaat je tijd echt heen in een week? Welke dingen wilde je ook nog doen maar kwam je niet aan toe? Welke dingen kwamen er onverwacht tussendoor? Een realistisch overzicht is het begin van jouw haalbare praktische werkplanning.
Tip: Onderaan dit artikel vind je een werkboek om te downloaden, zodat je direct zelf aan de slag kunt met invullen.
Stap voor stap realistisch plannen
Zo creëer je een realistisch overzicht:
1. Maak een lijstje van acties die vast, elke week, in de planning mogen komen zoals administratie rapporteren, contacten onderhouden, etc.
2. Noteer bij elke actie hoeveel tijd je hiervoor wil reserveren per week. Wees eerlijk tegenover jezelf, past het echt in de tijd je je hiervoor opschrijft? In het bedrijfsleven zien we vaak dat een tijdsinschatting minimaal x2 mag omdat we vooraf echt te optimistisch zijn. Denk je dus dat je het wel haalt in een kwartiertje, reserveer dan 30 minuten voor deze actie.
Afspraken in je planning
Nu je alle vaste acties hebt genoteerd, vullen we de lijst aan met afspraken. Terugkerende afspraken die je elke week hebt en tijd die je vast wilt reserveren voor afspraken met klanten.
3. Maak een lijstje van afspraken met klanten die je nu hebt, plus hoeveel tijd per week je hieraan besteedt.
Minstens zo belangrijk: welke acties wil je nog meer doen, die jou meer plezier geven, je bedrijf laten groeien of je naar je grote droom toe brengen?
4. Maak een lijstje van dingen die je nog meer zou willen doen in een week. Denk aan een catering opdracht, extra cliënten aannemen, hardlopen, activiteit met het gezin, enz.
Balans in je planning
Even eerlijk: ik wil je vragen om even te reflecteren… Niet alle taken zijn namelijk gelijk. Welke vind je echt om te kotsen en welke geven je energie maar komen nu steeds onderaan je prioriteitenlijst? Welke maken veel impact en welke zijn eigenlijk maar inefficiënte tijdsverspilling?
5. Geef elke actie en afspraak van de vorige stappen een cijfer (1-10) voor
- De zakelijke impact (brengt dit veel omzet in het laatje of doet het weinig?)
- En jouw persoonlijke energie (hoe leuk vind je dit om te doen?)
Je weekplanning opbouwen
Nu is het tijd om met al dit inzicht een mooi plan te maken.
Welke dag van deze week mogen alle acties op de planning komen?
Elke actie mag echt een vaste plek krijgen in jouw week. Zo weet je zeker dat je planning past, en dat je alle acties ook echt kunt gaan uitvoeren.
6. Vul elke actie aan: welke dag van deze week zou deze op de planning mogen komen?
Maak het makkelijker voor jezelf.
Je hebt nu een overzicht. Misschien kom je tot de realisatie dat je veel te veel acties in een week probeert uit te voeren. Dat verklaart waarom je je planning steeds niet haalt 😜
Misschien kom je tot een heerlijk overzichtelijke planning, of bevalt het nieuwe overzicht je eigenlijk niet en is het confronterend om te zien hoeveel je van jezelf vraagt? Het is allemaal oké, maar doe wel iets met dit inzicht!
Tip: Maak het makkelijker voor jezelf. Je hoeft dit niet alleen te doen. Plan bijvoorbeeld een vrijblijvende sparsessie in om samen de eerste stappen te zetten of om ademruimte te creëren in een te volle planning.
Zelf aan de slag met praktisch plannen
Deze stappen om een realistische werkplanning op te stellen vind je ook in het “Werkboek realistisch plannen” zodat je eenvoudig aan de slag kunt met het optimaliseren van jouw eigen planning.
